Як правильно оформити закордонне відрядження

Якщо компанія не бажає обмежуватися ринком України, то рано чи пізно виникає ситуація, коли необхідно здійснити поїздку за кордон. У такому випадку поїздка працівника має бути оформлена як службове відрядження. У даній статті юристи компанії OGP нададуть поради щодо оформлення закордонного відрядження.

Те, як саме оформляється відрядження, прописується у правилах, які компанія має розробити у відповідності з українським законодавством. Слід пам’ятати норми трудового законодавства, які зобов’язують роботодавця забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, і розробляти правила, керуючись цим принципом.

У вищезгаданих правилах має бути передбачений механізм компенсації працівникам витрат, пов’язаних з відрядженням, а саме витрат на проїзд, житло, харчування та інші можливі витрати, необхідні для забезпечення життєдіяльності працівника та виконання поставлених йому завдань. До складу поїздки має включатися бронювання, перевезення багажу, сплата аеропортних зборів та оплата за постільну білизну. До витрат на житло відноситься витрати бронювання даного житла та побутові послуги.

При цьому роботодавець, звісно, вправі вимагати від працівника бережливості при використані коштів, зокрема, не винаймати дороге житло та користуватися громадським транспортом. Зокрема, якщо згадати інструкцію, розроблену Мінфіном для державних службовців та працівників підприємств, що фінансуються з державного бюджету, то згідно цієї інструкції не відшкодовуються поїздки на таксі, а відшкодування авіа перельотів бізнес класу та першого класу відбувається, якщо це було погоджено керівником.

Роботодавець має виплачувати працівнику добові за кожен день відрядження за кордон. Якщо орієнтуватися на інструкцію Мінфіну, то відрядження за кордон починає відраховуватися з моменту відправлення транспорту, що прямує за кордон, і закінчується під час приїзду транспорту, що перетинав кордон України. Сума добових, що не підлягає оподаткуванню, сягає еквіваленту 80 євро, що вираховується на кожен день поїздки. Для держслужбовців і працівників підприємств з державним фінансуванням добові відрізняються, вони зазначені у відповідній постанові КМУ.

Особливістю відрядження за кордон є те, що окрім українського, треба дотримуватись закордонного законодавства. Наприклад, якщо країна перебування потребує страхування працівника, то роботодавцю необхідно його оплатити. Також компанія має відшкодувати витрати на оформлення візи і закордонного паспорту та всі інші витрати, необхідні для такої поїздки. Особливу увагу слід приділити питанню подвійного оподаткування і підготувати необхідні документи задля уникнення такої ситуації. При поїздці в Польщу таким документом є довідка UA-PL-1, для її отримання необхідно подати запит до Мінсоцполітики.

Звертаємо Вашу увагу на те, що факт відрядження і витрати мають бути підтверджені документально, що може включати в себе і електронну форму документа. Витрати на харчування та особисті потреби не потрібно документувати, вони компенсуються виплатою добових.

Відрядження оформлюється наказом керівника, а зв'язок з господарською діяльністю компанії підтверджується запрошенням другої сторони, укладеним контрактом або іншими документами. Правильне оформлення важливе, зокрема, з точки зору оподаткування, адже кошти, виділені на службове відрядження і підтверджені належним чином, не оподатковуються.

Підготовлено юристами WWW.OGP.UA